میزبانی ایمیل سرویسی است که در آن ارائه دهنده خدمات میزبانی، سرویس ایمیل را به کاربران خود اجاره می‌دهد. با وجود اینکه نسخه‌های رایگان بسیاری در دسترس است، اما بسیاری از مشاغل مایل به استفاده از انعطاف پذیری و قدرت خدمات ایمیل حرفه‌ای می‌باشند. میزبانی ایمیل زمانی صورت می‌گیرد که ایمیل‌های ورودی و خروجی توسط سرور ایمیل اشتراکی یا اختصاصی مدیریت شود.
چگونه از ایمیل هاستینگ استفاده کنیم؟
برای بسیاری از کاربران ایمیل، خرید میزبانی کاملاً غیرضروری است. اما در صورت داشتن اسناد مهم مانند قبض، فاکتور، یا هرگونه اطلاعات حساس دیگر که لازم است در اکانت ایمیل ذخیره شوند چه راهکاری وجود دارد؟ آیا داشتن یک ایمیل عادی و غیرحرفه‌ای مانند [email protected] منجر به از دست دادن مشتریان می‌گردد؟
به جای آنکه داده‌های خود در اختیار سرویس ایمیل‌های رایگان مانند Google یا Yahoo قرار دهید، به ارتقا میزبانی ایمیل روی بیاورید. افراد برای این نوع سرویس‌ها هزینه می‌کنند تا اگر مشکلی پیش آمد، برای کمک تیم پشتیبانی وجود داشته باشد.
سناریوهای زیادی مرتبط با ایمیل وجود دارند که می‌توانند صدمات قابل توجهی به تجارت شما وارد کنند. به طور مثال شخصی رمز عبور شما را می‌دزدد و ایمیل را هک می‌کند یا ممکن است رمز ورود خود را فراموش کنید. در صورت استفاده از ایمیل حرفه‌ای قادر خواهید بود به سرعت دسترسی به ایمیل را بازیابی کنید. زیرا برای خدمات پریمیوم هزینه پرداخت نموده‌اید.
حفظ مداوم ایمیل خود یا اعتماد به سرویس داخلی نه تنها به هزینه‌ها اضافه می‌کند، بلکه احتمال نفوذ ویروس و همچنین مشکلات سخت افزاری و نرم افزاری را افزایش می‌دهد. چنین مشکلاتی می‌تواند باعث شود که از چندین ساعت تا چندین روز ایمیل کار نکند. به همین دلیل مشاغل بیشتری برنامه‌های مدرن میزبانی ایمیل را ترجیح می‌دهند.
میزبانی ایمیل خریداری شده روشی آسان برای دستیابی به خدمات قابل اطمینان و کارآمد است. هر ارائه دهنده برنامه‌های متفاوتی برای مشتریان دارد. با این حال، می‌توانید از ویژگی‌های اضافی مانند برنامه‌هایی مانند Microsoft Office Online نیز استفاده کنید. با وجود اینکه همه متخصصین و سازمان‌های تجاری باید ایمیل خود را داشته باشند، اما بیشتر مردم در مورد میزبانی ایمیل اطمینان ندارند و این اصطلاح را با میزبانی وب اشتباه می‌گیرند و در مورد اینکه ایمیل حرفه‌ای چگونه می‌تواند به آن‌ها سود برساند آگاهی ندارند.
اصول میزبانی ایمیل پیچیده نیست. در اینجا راهنمای جامعی در رابطه با خدماتی که می‌تواند برای کسب و کار شما مفید باشد توضیح داده شده است.
ایمیل میزبانی شده چیست؟
به عنوان نمونه، بسیاری از شرکت‌ها میزبانی ایمیل رایگان را با پکیج‌های میزبانی دامنه ارائه می‌دهند. برخلاف پست الکترونیکی رایج و رایگان که شامل تبلیغات بسیاری است، میزبانی ایمیل پریمیوم بدون ارسال تبلیغات است و دارای راه حل‌های مفید و پیشرفته مدیریت می‌باشد.
تفاوت بین دامنه، هاست وب و هاست ایمیل چیست؟
از آنجا که بحث دامنه‌ها، میزبانی وب و میزبانی ایمیل دارای ابهام زیادی است، در ادامه این سه نوع میزبانی آنلاین را بررسی خواهیم کرد.
میزبانی و ثبت دامنه
میزبان‌های دامنه نام دامنه را ذخیره می‌کنند و ثبت آن‌ها را تسهیل می‌کنند. ابتدا دامنه‌ای مانند yourdomain.com را از طریق ثبت کننده دامنه ثبت کنید تا URL جستجو شده توسط افراد را به وب سایت شما هدایت کند. ممکن است از شرکتی برای میزبانی هاست خود استفاده کنید، اما دامنه خود را در جای دیگری ثبت کرده باشید. برای اینکه وب سایت شما بصورت آنلاین دیده شود، به میزبانی فایل احتیاج دارید. اغلب دامنه و میزبانی وب به صورت پکیج ارائه می‌گردد.
میزبانی وب
میزبانی وب سرویسی است که منابع رایانه‌ای مانند فضای سرور، حافظه و پهنای باند مورد نیاز برای میزبانی فایل‌های وب سایت را فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند محتوای وب سایت را بر روی سرورهای میزبانی وب ایجاد و ذخیره کنند تا از طریق مرورگر وب به صورت آنلاین مشاهده شوند. اگر یک وب سایت به علاوه تمام محتوای آن را به عنوان یک فروشگاه تصور کنید، میزبان وب به راحتی فضای فیزیکی را برای نمایش محصولات فروشگاه فراهم می‌کند. محتوای وب سایت شامل متن، تصاویر، فیلم‌ها و غیره است.
سبک‌های مختلف میزبانی در دسترس است تا نیازهای وب سایت‌های مختلف را برطرف سازد. برنامه‌های میزبانی وب از میزبانی اشتراکی با چندین سایت مشترک یک سرور تا میزبانی اختصاصی متغیر است که در آن یک مشتری از کل فضای سرور و پهنای باند استفاده می‌نماید.
هاست ایمیل چیست؟
میزبانی ایمیل سرویسی است که در آن پیام‌های ایمیل و پرونده‌های مرتبط با آن همه در یک سرور ذخیره می‌شوند. وقتی ایمیلی را از طریق آدرس دامنه وب سایت خود دریافت می‌کنید، ایمیل از طریق اینترنت هدایت شده و در سروری که هاست دامنه شما را میزبانی می‌کند، ذخیره می‌شود. در این مرحله، سرور با در نظر گرفتن فیلترهای مرتبط با هرزنامه، درخواست‌های مسیریابی مجدد را تعیین می‌کند و اگر فرستنده در لیست‌های سیاه قرار داشته باشد، باید چه اقدامی انجام شود (پاسخ دهد یا نادیده بگیرد).
سرور میزبانی ایمیل می‌تواند همان سروری باشد که محتوای وب سایت را میزبانی می‌کند یا دو سرور مختلف که توسط همان شرکت میزبان مدیریت می‌شود. ارائه دهندگان خدمات میزبانی ایمیل ممکن است فقط در ارائه خدمات میزبانی ایمیل تخصص داشته باشند، اما این معمول است که این روزها شرکت‌ها ایمیل‌های بسته‌ای و بسته‌های میزبانی وب را نیز ارائه دهند.
چه کسی میزبان ایمیل است؟
قبل‌تر در مورد میزبانی وب سایت و خرید میزبانی ایمیل از شرکت هاستینگ اشاره کرده‌ایم. اما ممکن است ترجیح شما این باشد که شرکت‌های هاستینگ جداگانه‌ای برای پوشش دادن به هر سرویس انتخاب کنید. داشتن یک سرور ایمیل اختصاصی فضای ذخیره سازی بیشتری را در اختیار مشاغل قرار می‌دهد. به این معنی که کم‌تر به حذف ایمیل‌ها احتیاج خواهد بود.
برخی مواقع، با خرید دامنه و میزبانی که یک اکانت ایمیل رایگان دارد راحت هستیم. اکثر شرکت‌های ایمیل رایگان مانند Google ایمیل‌های ابتدایی ارائه می‌دهند. اما شما با دامنه آن‌ها که حرفه‌ای نخواهد بود، با مشکل روبرو می‌شوید. سازمان‌های بزرگ سرویس ایمیل خود را در سرور اختصاصی و سرورهای ایمیل تقسیم می‌نمایند. تقسیم خدماتی از این قبیل به این معنی است که به سرورهای ایمیل داخلی و کارکنان فناوری اطلاعات نیاز دارند، اما طی چند سال گذشته، بسیاری از مشاغل با استفاده از سرویس‌های ابری از مزایای میزبانی ایمیل اختصاصی بهره‌مند شده‌اند.
تفاوت ایمیل رایگان و سرویس هاستینگ ایمیل چیست؟
انواع مختلفی از سرویس ایمیل وجود دارد که شرکت میزبانی ارائه می‌دهد. ارزش هر سرویس به نیاز شما بستگی دارد. در ادامه گزینه‌های موجود بررسی می‌گردد.
سرویس‌های ایمیل میزبان وب رایگان
سرویس ایمیل میزبانی وب به شما این امکان را می‌دهد که ایمیل ارسال و دریافت کنید و اکانت‌های ایمیل را از طریق (POP) و (IMAP) مدیریت کنید. ایمیل رایگان شامل Gmail و Yahoo است. میزبانی‌های ایمیل رایگان بسیاری وجود دارند که احتمالاً قبلاً با آن‌ها آشنا شده‌اید: Google’s Gmail، Microsoft’s Hotmail، Yahoo و AOL
مزایا:
- رایگان و بدون تعهد و قرارداد.
- سرویس‌های ایمیل رایگان معمولاً شامل فضای ذخیره سازی فایل برای تامین نیازهای مشاغل کوچک و افراد هستند.
معایب:
- ممکن است آگهی‌های تبلیغاتی یا آگهی‌های آزار دهنده داشته باشید.
- تدابیر امنیتی ضعیف‌تر می‌باشند.
- امکان کمک و پشتیبانی مشتریان وجود دارد.
- فضای ذخیره سازی ابری کمتری دارد.
میزبانی ایمیل حرفه‌ای
توصیه نمی‌شود از میزبانی ایمیل رایگان استفاده کنید پکیج‌های میزبانی ایمیل رایگان همواره کیفیت مورد نیاز کاربران علی الخصوص کاربران حرفه‌ای را ندارند. سرویس‌های میزبانی ایمیل حرفه‌ای (پولی) برای نیازهای یک تجارت در حال رشد بهتر می‌باشند.
سرویس‌های ایمیل پریمیوم دارای ویژگی های زیر هستند:
- نام دامنه شخصی. این کار در جهت ایجاد برند تجاری مفید خواهد بود.
- فضای ذخیره سازی بیشتر.
- فیلترهای ضد ویروس و اسپم قوی.
- تدابیر امنیتی باید به اندازه کافی قدرتمند باشد تا در صورت خرابی شبکه، و هر مشکل دیگری، امنیت و ایمنی ایمیل‌ها را از بین نرود.
- عدم دریافت تبلیغات
- ابزارهای Collaboration همراه با بسیاری از خدمات ایمیل حرفه‌ای وجود دارند. ابزارهای ‘Collab’ سیستم‌های تخصصی هستند که برای ایجاد پروژه‌ها با مبادله فرم‌های پروژه ایجاد شده‌اند. شامل ویژگی‌هایی مانند تقویم‌های مشترک، پوشه‌ها، دفترچه آدرس، لیست وظایف و غیره هستند که می‌توانند در میان گروهی از افراد مشاهده، به اشتراک گذاشته و ویرایش شوند که برای سازمان‌ها می‌توانند به صورت آنلاین مفید باشند.
- همگام سازی ایمیل در چندین دستگاه، از طریق وب میل، تلفن هوشمند و سرویس گیرنده ایمیل (مانند Outlook). استفاده از یک شرکت میزبان خارجی به شما این امکان را می‌دهد تا هزینه‌ها را کاهش دهید. از آنجا که کارهای تعمیر و نگهداری و مدیریت و به روزرسانی‌ها به صورت خارجی انجام می‌شوند، به نیازهای مدیریت سایت و منابع سخت افزاری کمتری نیاز خواهید داشت.
- احراز هویت ایمیل
- فیلتر کردن و replication و rerouting
- مدیریت مخاطبین و فولدرها
- Attachmentهای بزرگ
- Mailing, white and blacklists
- پشتیبان گیری / بایگانی
- استفاده از نام های مستعار، فورواردها و autoresponders
- Mail rules
- سرویس‌های IMAP/POP3
سرورهای میل: ISP، POP3، IMAP و Cloud
میزبانی ISP
ارائه دهندگان خدمات اینترنت (ISP) سرورهای ایمیلی را ارائه می‌دهند که برای ارتباطات ایمیل شخصی استاندارد کار می‌کنند. این سرویس‌های ابتدایی برای ارسال ایمیل‌های انبوه مناسب نیستند. سرورهای ISP اغلب تعداد ایمیل‌هایی را که می‌توانید ارسال کنید محدود می‌کنند. هر شغلی که به دنبال به حداکثر رساندن فعالیت‌های بازاریابی ایمیل است در این نوع سرورها ممکن است با مشکلاتی روبرو شود. هرکسی که می‌خواهد مقدار قابل توجهی ایمیل ارسال کند باید میزبانی ایمیل خود را از یک ارائه دهنده میزبانی وب یا یک شرکت میزبان ایمیل جداگانه دریافت کند.
POP3 vs. IMAP
برای دریافت نامه‌های الکترونیکی دو راه وجود دارد: از طریق پروتکل‌های POP، یا POP3 و IMAP (پروتکل دسترسی به پیام‌های اینترنتی). در حالی که POP محبوب‌ترین پروتکل بوده است (ISP ها آن را به عنوان روش پیش فرض انتخاب می‌کنند)، IMAP به عنوان کارآمدترین روش برای مدیریت ایمیل می‌باشد. میزبانان ایمیل تشخیص می‌دهند که IMAP روش معقول‌تری برای استفاده از ایمیل است، صرف نظر از اینکه به منابع بیشتری در کنار آن نیاز است.
میزبانی ایمیل POP3
POP3 ایمیل را از میل سرور دانلود کرده و در رایانه شما ذخیره می‌کند. به شما این امکان را می‌دهد تا ایمیل خود را هنگامی که آنلاین نیستید بخوانید، اما ممکن است برخی از ایمیل‌های دانلود شده دیگر در سرور موجود نباشند. این اتفاق می‌تواند منجر به ایجاد وضعیت گیج کننده برای کسی شود که ایمیل خود را از طریق چندین دستگاه بررسی می‌کند. به عنوان مثال، هنگامی که از تلفن همراه خود ایمیل ارسال می‌کنید، ممکن است نتوانید آن را در تبلت خود مشاهده کنید.
میزبانی ایمیل IMAP
IMAP، پروتکل دسترسی به پیام اینترنتی است. از آنجا که سرویس گیرنده ایمیل به طور مداوم با میل سرور در حال همگام سازی است، می‌توان بدون اتصال به اینترنت به ایمیل‌ها دسترسی داشت (کل پیام ایمیل قبل از قطع اتصال دانلود شده است). به عنوان مثال، اگر پیامی را از برنامه ایمیل دسکتاپ خود حذف کنید، سپس با سرور ایمیل همگام سازی می‌شود و همه دستگاه‌های دیگر (تبلت، iMac و غیره) نسخه همگام سازی شده را به روز می‌کنند تا تغییرات منعکس شود. اگر کسب و کار شما به گونه‌ای است که یک صندوق پستی مرکزی وجود دارد که افراد متعدد به آن دسترسی دارند IMAP میزبان ایمیل مناسبی برای شما است.
میزبانی ایمیل ابری
همانند سایر سرویس‌های تحت فضای ابری، از مزایای این نوع میزبانی بهره‌وری عملیاتی و کاهش هزینه‌ها می‌باشد. برای نگهداری، نیازی به استخدام کارمندان فناوری اطلاعات که برای مدیریت سرورهای ایمیل داخلی یا تجهیزات سرور فیزیکی اختصاص داده شده‌اند، نیست. میزبانی ابری مقیاس پذیرترین راه است. سرورهای ابری همیشه با جدیدترین patchهای امنیتی به روز هستند. مزیتی که باید در نظر گرفت این است که در این نوع میزبانی، ایمیل‌ها در اینترنت وجود دارند. بنابراین اگر سیستم شما خراب شود، بک آپ وجود دارد.
اخیرا میزبانی ابری یا هاست کلود به دلیل افزایش سرعت وب سایت به طور چشم‌گیری مورد توجه قرار گرفته است. برای افزایش طلاعات در مورد هاست ابری و کاربردهای آن مقاله زیر را مطالعه نمایید.
بیشتر بخوانید: هاست ابری (Cloud Hosting) چیست؟ مزایای هاست ابری
میزبانی اشتراکی در مقایسه با میزبانی ابری
کیفیت میزبانی ایمیل با میزبانی انتخابی متفاوت است. اما می‌توانیم کلیاتی ارائه دهیم. با داشتن ایمیل در میزبانی اشتراکی، حساب‌های ایمیل مرتبط با یک وب سایت معمولاً در همان سرور وب سایت ذخیره می‌شوند. به طور معمول، سرویس‌های ایمیل ارائه شده با میزبانی ایمیل اشتراکی ویژگی‌های خاصی را مانند تعداد ایمیل‌های ارسال شده و فضای دیسک محدود می‌کنند. برنامه‌های میزبانی اشتراکی شامل حفاظت در برابر اسپم و ویروس هستند.
از طرف دیگر، هنگامی که ایمیل با سرویس‌های میزبانی ابری میزبانی می‌شود، به احتمال زیاد اکانت‌ها در سرورهای ایمیل اختصاصی قرار دارند. بعلاوه، اغلب ویژگی‌های بیشتری از جمله: ابزارهای collaboration تا خدمات ضد اسپم و ویروس، ایمیل و فایل ذخیره سازی بیشتر، پشتیبانی کامل از تلفن همراه و مقررات امنیتی بیشتر به کاربران ارائه می‌شود.
نرم افزار میزبانی ایمیل
در مورد نحوه میزبانی ایمیل با توجه به پروتکل‌ها و سرورهای مختلف صحبت کرده‌ایم. اما چگونه به ایمیل‌ها دسترسی پیدا کنیم؟
وب میل یا کلاینت‌های میزبانی از ارائه دهنده‌ای به ارائه دهنده دیگر متفاوت هستند. Cpanel email نوعی سرویس ایمیل میزبانی وب است که به شما این امکان را می‌دهد از طریق یک پورتال پست الکترونیکی یا سرویس گیرنده‌های ایمیل مانند ایمیل‌های Outlook و Thunderbird از طریق اتصالات و پروتکل های SMTP / POP / IMAP ایمیل ارسال کرده و بیش از یک حساب ایمیل مدیریت کنید. این سرویس برای هرکسی که از چندین حساب ایمیل استفاده می‌کند، مناسب است.
علاوه بر میزبانی ایمیل، سرویس ایمیل حرفه‌ای، از نرم افزارهای ایمیل برخوردار است. ابزارهای ایمیل حرفه‌ای تمام نیازها را برآورده می‌کنند و شامل تقویم و مخاطبین و ذخیره سازی اسناد هستند. برخلاف سرویس‌های رایگان، ایمیل حرفه‌ای شامل ابزار مدیریت و کار پیشرفته است. بنابراین، نرم افزار ایمیل حرفه‌ای انتخابی عالی برای سازمان‌ها و بهینه سازی کار گروهی است.
- ایجاد یک فضای عمومی در پوشه‌های مشترک.
- تعیین و کنترل وظایف، ایجاد و مدیریت برنامه‌های کاری.
- نظارت بر در دسترس بودن همکاران برای شرکت در جلسات / بحث‌ها.
- اشتراک گذاری اطلاعات، کنترل دسترسی به پرونده های خاص.
چگونه ایمیل را بر روی دامنه خود تنظیم نماییم؟
ایمیل تجاری شما در مقایسه با کاری که انجام می‌دهید یک نقطه کوچک در اقیانوس به نظر می‌رسد اما غیر قابل انکار است. فقط به راحتی می‌توانید تاثیر قابل توجهی بر مشتری‌ها بگذارید. به عنوان یک قاعده کلی، از یک آدرس ایمیل برای اعتبار بخشیدن به تجارت خود استفاده کنید. در حالی که یک ایمیل معمولی (به عنوان مثال gmail.com@) برای کارهای شخصی شما مناسب‌تر است. ایجاد آدرس ایمیل مشابه ساخت وب سایت است. ابتدا باید یک بستر ایمیل برای استفاده انتخاب کنید سپس آن را در دامنه خود تعریف کنید. برای راه اندازی یک آدرس ایمیل متناسب با دامنه خود، یک میزبان ایمیل انتخاب نمایید. هر میزبانی مجموعه‌ای از ویژگی‌ها، رابط کاربری متفاوت برای دسترسی به ایمیل‌ها (سرویس گیرنده ایمیل) و طیف وسیعی از قیمت‌ها می‌باشد.
آیا می‌توان ایمیل خود را در سرور خود میزبانی کرد؟
ایمیل‌ها می‌توانند به سمت سرورهای مختلف هدایت شوند و مسیریابی توسط رکوردهای DNS (Domain Name System) انجام می‌شود. با تنظیم رکوردهای DNS، می‌توانید ترافیک‌های مختلف را به سرورهای مختلف هدایت کنید. به عنوان مثال ایجاد رکورد CNAME، زیر دامنه‌هایی را برای هدایت ترافیک به سرورهای مختلف یا سرویس‌هایی مانند تقویم، ایمیل و اسناد مشترک ایجاد می‌کند.
اگر میخواهید میزبانی ایمیل را داشته باشید به یک سرور نیاز خواهید داشت. به شخصی نیاز دارید که می‌داند چگونه سرور را مدیریت کند. همچنین باید موارد زیر را نیز در نظر بگیرید:
- هزینه سخت افزار
- ظرفیت شبکه محدود
- محدودیت‌های ذخیره سازی
- لایسنس‌‌های نرم افزار
- مسئولیت پشتیبان گیری از اطلاعات ایمیل
- هزینه‌های مربوط به کارمندان
چالش‌های زیادی برای سرورهای داخلی وجود دارد، از جمله :
- امنیت ناکافی
- پشتیبان گیری ناموفق
- همگام سازی پیام‌ها در چندین دستگاه (رایانه های رومیزی، تبلت و تلفن‌های همراه)
این‌ها مواردی هستند که می‌تواند برای یک تجارت فاجعه به وجود آورد. خوشبختانه، گزینه‌های زیادی برای جلوگیری از چالش‌های ذکر شده وجود دارد. با انتخاب یک ارائه دهنده ایمیل، نسبت به زمانی که خودتان این کار را مدیریت می‌کنید چیزهای زیادی را می‌توان به دست آورد. امروزه با وجود گزینه‌های موجود، فضای مناسبی برای هر مدل کسب و کار وجود دارد.
راه اندازی آن هزینه زیادی نخواهد داشت، اما زمان تنظیم و نصب موثر کنسول، به جای راه اندازی یک سرور ایمیل برای خود، دلیل اصلی مشترک شدن در سرویس است. با داشتن سرویس میزبانی ایمیل، نیازی به خرید سخت افزار ندارید. راه اندازی میزبانی ایمیل توسط ارائه دهنده میزبانی آسان است. زیرا فقط به سواد اولیه رایانه نیاز دارید و لازم است بتوانید سرور را بدون دردسر زیادی تنظیم کنید.
نتیجه گیری:
بسیاری از مشاغل از طریق ایمیل کار می‌کنند. نحوه برقراری ارتباط بین اعضای تیم، مشتریان و فروشندگان است. اگر میخواهید سرویس ایمیل مطمئن و بدون دردسر و هزینه داشته باشید، به سراغ میزبانی ایمیل بروید. تقاضا برای پشتیبانی میزبانی ایمیل با کیفیت بالا افزایش یافته است زیرا این سرویس‌ها هزینه‌های اضافی یافتن منابع انسانی برای مدیریت سرورهای ایمیل داخلی را نفی می‌کنند. برای اینکه میزبانی ایمیل ایمن و پیشرفته‌ای که با دامنه شما مطابقت داشته باشد پیدا نمایید جای هیچ گونه نگرانی نیست. ما می‌توانیم در این زمینه به شما کمک کنیم.